שוטף פלוס מינוס: כיצד לנהל את ההוצאות בעסק שלכם

אם אתם שכירים, כנראה שלא תקראו את הכתבה הזו, אם אתם עצמאים, כנראה שאת הנושא המרכזי שבה אתם מכירים, ומכירים אותו ככאב. ככל שמדובר בניהול עסק עצמאי, השליטה בהוצאות, בהכנסות ובתקציב הם אחד הדברים המורכבים יותר כמעט לכל בעל עסק. בואו ננסה לעזור לכם.

לפני כ-15 שנה, נכנסתי בפעם הראשונה לספר שמלווה אותי עד היום. רפאל הספר, איש גדול ממדים, ניסה להכיר אותי יותר טוב ושאל אותי על חיי האישיים ועל עיסוקיי. "עובד בחברת סלולאר", אמרתי לו, ומיד נעניתי בשאלה נוספת – "וממה אתה מתפרנס". קצת פחות משנה לאחר מכן הקמתי את העסק שלי, שידע לא מעט עליות ומורדות, וכלל המון, אבל המון, למידה. למעשה, אני ממשיך ללמוד גם היום, במיוחד בתחום הניהול שלו, והלמידה הזו אינסופית, אבל כמו כל למידה – היא במגמת שיפור מתמדת. אז את מה שכבר למדתי והפנמתי ומצאתי שימושי, אני פורש בפניכם פה. אמנם בזעיר אנפין, אבל בהחלט יש כאן כמה דברים שיכולים להפוך את החיים שלכם לקלים יותר, או מסובכים פחות.

כלל בסיס – אתם צריכים שיהיה לכם בסיס

בין אם אתם פותחים דוכן פלאפל ובין אם מיזם סטארטאפ – אתם צריכים להתחיל ממשהו. עם כל הכבוד לסיפורי הצלחה על אנשים שהתחילו מסע בחוסר כל וסיימו מיליארדרים – על כל סיפור כזה יש כמה אלפים שנכשלו, רק שעליהם אף אחד לא מדבר. אתם צריכים בסיס. בין אם מדובר בכזה כלכלי או בין אם במקום וזמן להתארגן ולפתח את העסק שלכם. את הבסיס הזה, אתם צריכים לא רק בתחילת הדרך, אלא גם בימים קשים או מאתגרים כשאתם כבר מתנהלים באופן שוטף. אם יש לכם הון עצמי – הרווחתם. אם אין לכם – יש מי שיוכל לתת לכם אותו, כמו למשל הקרן לעסקים קטנים, המציעה הלוואות לעסקים קטנים ללא ריבית או בריבית אפסית. הרעיון במרווח נשימה כזה הוא לא לשרוף את מה שיש בו, אלא לנצל אותו לטובת פיתוח. אותו כנ"ל לגבי משרד, או אפילו עליית גג אצל ההורים. חפשו מקום שבו תוכלו להתרכז בעסק שלכם, לא לברוח ממנו, ולהוביל אותו למעלה. אם אין ברשותכם את המשאבים הדרושים, ויש לכם במי להיעזר, בלי ליצור התחייבויות בעייתיות – אל תהססו לנצל אותם, ועשו זאת נכון ובחוכמה.

לפני שאתם נצמדים לתכנית – הכינו אחת

כל בעלי העסקים כבר יודעים שלא מדובר במעשה קסמים. שום מוצר גאוני או חשיבה עסקית לא תהפוך אתכם למיליונרים בין לילה. אתם צריכים לבנות תכנית עסקית ולהיצמד אליה. אם אינכם יודעים לבנות אחת כזו – תמיד תוכלו למצוא כלים ומדריכים מקוונים המאפשרים לכם ללמוד ולתכנן נכון. אם יש לכם אפשרות – אני בהחלט ממליץ על איש מקצוע שיכתוב לכם תכנית עסקית. תחשבו עליה כעל שלד בגוף האדם. הוא זה המחזיק את כל השאר ועליו יש להיסמך. יש לכם כבר תכנית עסקית? היא עובדת? מצוין. הקפידו לעקוב אחריה, לעדכן אותה ולשפר אותה על סמך הניסיון שאתם צוברים.

אל תחשבו על הכסף שאתם הולכים להרוויח, אלא על הכסף שאתם הולכים להוציא

רק אחרי שנים של התנהלות עצמאית שוטפת אתם יכולים ללמוד איך בעצם עובד המנגנון של עסק. בסופו של יום, כולנו עובדים בשביל כסף ורוצים לייצר כמה שיותר ממנו, אבל במבחן המציאות, לכל עסק יש הוצאות, וחלק לא מבוטל מהן לא ניתן לצפות מראש. מסים, רישיונות, כלי ניהול, שירותי ייעוץ מקצועי ועזרי שיווק הם רק חלק מההוצאות שאינכם יכולים לאמוד עד שתחוו אותם. ככל שמדובר במסים או בתשלומי חובה כמו הפרשה לפנסיה – נסו לתכנן מראש ולהשאיר מעט עודפים לניצול. תתייחסו אל הכסף הזה כאל השקעה שתחזיר את עצמה עבורכם, וכך יהיה לכם יותר קל "לפנות" אותו. בכל עניין השיווק והעזרים המקצועיים – אם אתם מנהלים אותם בעצמכם – השתדלו להתחיל בסכומים קטנים שאתם יכולים להרשות לעצמכם לאבד במסגרת ניסוי וטעייה, אל תפחדו לטעות, ובלבד שתלמדו מהטעויות האלו.

תלמדו, ואל תפסיקו ללמוד

הצמדות לתכנית עסקית אינה סותרת את הצורך להתפתח ולהשתנות. למעשה, תכנית עסקית טובה יכולה לתת לכם נקודות ציון שבהן תוכלו לנסות דברים חדשים, לוותר על מה שלא עובד ולחפש מקור להגדלת הכנסות, או צמצום הוצאות. את הניסיון, לכאן או לכאן, תרכשו בעצמכם. ידע הוא עניין של בחירה בלבד, וזו בחירה מחייבת מבחינתי. בעולם הדיגיטלי והמתקדם שלנו הידע קורץ לנו מכל מקום. תלמדו מאחרים, תלמדו מעצמכם. אל תתחקו אחר סיפורי ההצלחה בלבד, כישלונות יכולים ללמד אתכם הרבה יותר. את האנשים שאתם סומכים עליהם ויכולים ללמוד מהם – אל תהססו לשתף, והיעזרו בהם, כל הכלים האלו הם בסך הכל מעטפת, אבל ניסיון וידע אלו הכלים שיעזרו לכם לנהל ולהתנהל בעסק שלכם בצורה כלכלית נכונה.