מנהל עמותה? כך תנהל את התקציב שלך באופן נכון!

עמותות רבות ללא מטרת רווח משקיעות מאמצים אדירים מתוך מטרה לסייע ולחזק שכבות חלשות, לתקן עוולות, להעניק מענה שהמדינה לא מעניקה ובאופן כללי להפיץ טוב, לסייע ולתמוך. עם זאת, כוונה לבד אינה מספיקה ואף התאגדות של אנשים טובים אינה מספיקה, אלא יש צורך בתקציבים, וכאשר אלו מגיעים מהותי לנתב אותם נכונה - להפיק מהם את המרב!

הקושי שמאחורי ניהול תקציב

אין זו תהיה הגזמה לומר שניהול התקציב מהווה נדבך רב חשיבות, ושבכוחו להניע עמותה אל עבר היעדים הרצויים, או לחלופין להפיל ולהוביל לסגירה, ואכן מדי שנה נסגרות עשרות עמותות, ולו בשל בעיות תקציב. מדוע המשימה כה סבוכה? כי צריך לבנות תקציב שנתי, להשיג מימון מקרנות פילנתרופיות, להבין כיצד מנצלים את המענקים השונים, להבין מהו המחזור השנתי (וכיצד ניתן לשלוט בו), אלו הוצאות תפעוליות צפויות, אלו הוצאות פעילות עומדות על סדר היום, להחליט האם להעסיק עובדים בשכר (ובאיזה נפח), להבין מה כוללים הדו"חות הכספיים וכדומה. מכאן שיש לא מעט התעסקות שדורשת זמן, ניסיון ושלל יכולות משלימות.

יתרונותיו של סיוע מקצועי

אם כן כיצד מתנהלים נכון? מקבלים סיוע! חשוב ביותר שכל מנהל עמותה יכיר בחזקות ובחולשות שלו, יקבל החלטות לצד ניסיון, יידע לקרוא את התמונה השלמה, לא יהיה פזיז ובאופן כללי יידע כיצד להשיג מימון וכיצד להשתמש בו כהלכה. בנוסף, גוף מקצועי בקיא בשלל פרטי הבירוקרטיה (בארץ ובחו"ל), מספק שירותי תרגום, מתמחה בטפסים השונים, בוחר את תנאי ההצמדה הטובים ביותר, מתנהל במסגרת החוק ומפיק את המרב מסך ההכנסה.

ניהול תקציב אפס

בין אם בוחרים לקבל סיוע מקצועי ובין אם בוחרים להתנהל לבד, חשוב ביותר לערוך תקציב שנתי ולהגדיר מטרות, כאשר מומלץ לבצע "ניהול תקציב אפס", משמע בכול שנה רצוי לאפס את הצרכים ולערוך התאמה מחודשת של צרכים לצד הוצאות, מתוך מטרה לנצל באופן מרבי כל משאב פנוי. עם זאת, כאשר בוחרים בטקטיקה הזו, אין להימנע מתכנון ארוך טווח, וזאת כי יש הוצאות שעשויות לשאת פרי רק בטווח הרחוק. בכול אופן חשוב לערוך מדי שנה תקציב חדש ואף להתבסס על הוצאות השנה החולפת.

להלן עשרה קווים מנחים לבניית התקציב:

התקציב צריך לסייע להקצות משאבים.

התקציב צריך לסייע להנהלה לקבל החלטות שנוגעות לפיתוח תכניות חדשות ועכשוויות.

התקציב אמור לאפשר מעקב נוח אחר יעדים.

התקציב צריך לסמן ולאתר סיכונים פוטנציאליים.

התקציב צריך לכלול עלויות.

התקציב צריך לסייע למדוד את יעילות הארגון.

התקציב אמור לבחון מחדש את מטרת הארגון.

בכול שנה יש לבחון מחדש את צורכי אוכלוסיית היעד.

התקציב צריך לחזות באופן מבוקר את ההכנסות שעתידות להיכנס בשנה הקרובה.

יש להבדיל בין הכנסות בטוחות לבין הכנסות בסימן שאלה.

לדעת לקבל סיוע

לבסוף נציין שניהול תקציב מאוד חשוב עבור ניהול העמותה, אך יחד עם זאת אין להתעלם שניהול מקצועי גם משפיע על גיוס התרומות, וזאת כי קרן שמתלבטת האם לסייע, לא פעם בוחנת את אופי הניהול הכלכלי - מצפה שהעמותה תתנהל כעסק מניב לכל דבר. מכאן שקבלת סיוע מהווה את הבסיס - יש לקבל סיוע בגיוס כספים, בהגשת הבקשה לקרן ובניהול התקציב. אז נכון שמדובר בהוצאה נוספת, אך מדובר בהוצאה מניבה. מכאן שאם נתמצת את סך המאמר, נסכם עם טיפ אחד: דעו לקבל עזרה מקצועית!