איך שימוש והטמעת ERP בארגון יהפוך את הארגון לפרודוקטיבי יותר? - 0404
איך שימוש והטמעת ERP בארגון יהפוך את הארגון לפרודוקטיבי יותר? depositphotos

איך שימוש והטמעת ERP בארגון יהפוך את הארגון לפרודוקטיבי יותר?

מערכת ERP לארגון גדול או קטן מחולקת למספר מחלקות על סמך פונקציות מנהל, פיננסים, שיווק, מכירות, שירות לקוחות, יחסי ציבור, מלאי, לוגיסטיקה, ייצור, משאבי אנוש, יצוא ועוד.

במסגרת התהליך העסקי הקונבנציונלי, כל מחלקה מתפקדת כתא נפרד ועצמאי ללא אינטראקציה בין המחלקות השונות בזמן אמת, מה שמצריך אחזור מידע באופן שוטף באמצעי תקשורת שונים, כמו טלפון, אימייל, או הודעות. פרט לכך שהליך זה דורש זמן יקר ומסורבל, זה עלול לגרור שכפול נתונים ולהשפיע לרעה על יכולת ניתוח הנתונים ותהליך קבלת ההחלטות בארגון.             

עם כניסתן של מערכות ERP לשוק, תהליכים עסקיים נעשו קלים יותר, ואפשרו לשלב בין פונקציות שונות בארגון בו זמנית ובזמן אמת, כך שניתן לקבל החלטות טובות יותר מהר יותר.

תוכנה לתכנון משאבים ארגוני היא לא מוצר פשוט, אלא ארכיטקטורת תוכנה מסיבית, המשלבת את כל מחלקות הארגון ועוזרת להם לתקשר זה עם זה.

איך מערכת ERP יכולה לסייע לעסק שלך?

  1. מערכות ERP הן מערכות ריכוזיות ולא מבוזרות

ביזור עשוי להיות טוב במצבים מסוימים, בהם נדרש לקבץ מודיעין לגבי מגוון צרכים ודרישות ברמה המקומית. זרימת מידע מבוזרת בעסקים עלולה שלא להציג את התמונה השלמה במלואה בפני מקבלי ההחלטות, לפחות לא בכל נקודת זמן, ותצריך עדכונים שוטפים ומעקב יזום אחר עדכונים אלו באמצעי תקשורת שונים כמו אימיילים, הודעות וכן הלאה. בענף תחרותי זה עלול להשפיע על פוטנציאל הצמיחה העסקית של העסק, מכיוון שזה מונע יכולת תגובה מהירה לתנאי השוק המשתנים ולביקוש הצרכנים.

בפועל, במערכת לניהול עסק, שעובדת בצורה מבוזרת, כאשר מחלקת המכירות מקבלת הזמנת לקוח גדולה, היא בודקת עם מחלקת לוגיסטיקה את זמינות המוצר. אם הוא לא זמין, יש לגשת למחלקת הייצור ולדרוש לייצר יותר. צוות הייצור צריך ליצור קשר עם מחלקת לוגיסטיקה לצורך בדיקת מלאי חומרי הגלם, וייתכן שיהיה צורך להזמינם. על מנת להזמין את חומרי הגלם ייתכן שיידרש לבדוק עם מחלקת הרכש האם ניתן לבצע את ההזמנה, ובעוד כל התהליכים האלו מתרחשים, הלקוח עלול לעזוב ולפנות למתחרה. זה מוביל לאובדן עצום של פלח שוק, עסקאות ושווי המותג.

  1. מערכות ERP חולקות מסד נתונים מרכזי

בארגון יש מגוון רחב של נתונים, ביניהם נתוני צרכנים, נתוני עובדים, נתוני ייצור, נתוני מלאי, נתוני מכירות, נתונים פיננסיים ועוד. אומנם כל החברות משתמשות במאגרי מידע ותוכנות שונות כדי ליצור, לאחסן ולנהל נתונים, כמו תוכנה לניהול מחסן, תוכנה לניהול מכירות וכו', אך מערכות ERP מתקדמות מסוגלות לעבוד בכל בסיס נתונים, בכל פלטפורמה ועם כל מערכת הפעלה.

מאגרי מידע מסוימים קשורים זה לזה. נתוני עובדים למשל משותפים למשאבי אנוש, כספים ומנהל, והיתרון האדיר של מערכות ERP הוא, שהחטיבות השונות לא מנהלות באופן עצמאי רשימת עובדים, אלא מייבאות אותה ממחלקת משאבי אנוש, וכך נמנעים משכפול נתונים.

כמו כן, מאגר המידע הצרכני משותף למימון, מכירות והפצה, שיווק ויחסי ציבור, אך אין כפילויות של מידע, כי כל המחלקות השונות מביאות נתונים מהשרת המרכזי או ממסד הנתונים. בסיס נתונים מרכזי מאפשר גם חיסכון בעלויות אחזקת מסד נתונים.

  1. מערכות ERP ידידותיות למשתמש ומערבות את כל בעלי העניין

אף על פי שתוכנת ERP היא מורכבת למדי, התפעול שלה פשוט, נוח וידידותי למשתמש. התוכנה נועדה לשרת מנהלים, מקבלי החלטות או אנשי טכנולוגיה בארגון, ומכירה בחשיבות העובד הזוטר ביותר, שכן יש בכל ארגון משתמשי קצה כמו פקיד מכירות לדוגמה, שמזין פרטי לקוח ופרטי רכישה לחשבונית.

  1. מערכות ERP ניתנות להתאמה אישית לכל סוג ארגון לפי דרישותיו וצרכיו

מערכת ERP היא לא פתרון תוכנה שגורם לארגון להתאים את התהליכים העסקיים שלו למערכת, אלא מותאמת באופן אינדיבידואלי לדרישות החברה ללא תלות במערכות ההפעלה ומערכות בסיסי הנתונים הקיימות. כמו כן, התוכנה אינה מיועדת לארגונים גדולים בלבד, וזמינה גם לעסקים קטנים ובינוניים. יתרה מכך, מערכות ERP מיושמות באופן מודולרי, מה שאומר שהארגון לא צריך להוציא כסף מיותר עבור יישומים שאינו זקוק להם.

  1. מערכות ERP מנצלות את הענן והניידות

מערכות ERP מאפשרות לארגון לאחסן מידע ונתונים באופן מלא או חלקי בענן. זה מאפשר לחברות, שיש להן נתונים קריטיים שצריכים להיות מאובטחים, להחזיק בשרתים שלהם תוך שמירת נתונים כלליים יותר בפלטפורמת הענן.

מערכות ERP ניתנות לניהול גם באמצעות הניידים, כך שאנשי מכירות או מנהלי שיווק יכולים לעדכן מידע בזמן אמת ולאפשר תגובה מהירה יותר מצד מקבלי ההחלטות בחברה.

  1. מערכות ERP מועילות גם ללקוחות העסק

השימוש בתוכנת ERP מועיל גם לצרכנים, מכיוון שהם מאפשרים לאחסן ולתעד מידע חיוני, לתת מענה מהיר ולתת שירות טוב יותר לקהל הלקוחות של העסק. זה מצב win-win הן עבור הלקוח והן עבור העסק או הארגון.

מערכות ERP מאפשרות ללקוח בבנק להפקיד או למשוך כספים במכונות הפקדת מזומנים, למטופל בבית החולים לשמור על פרטיותו, הודות לשמירת המידע הרפואי במסד הנתונים, ולחסוך את נשיאת כל המסמכים הרפואיים בבדיקות מעקב ומיד לאחר מכן לרכוש תרופות בבית המרקחת וכן הלאה.

  1. מערכות ERP משפרות את יעילות המחלקות

מכיוון שמערכת ERP משלבת את כל מחלקות הארגון ונתוניהן במסד נתונים מרכזי, כל נתוני המכירות, הכספים, המימון, השיווק וכן הלאה מתנקזים למקום אחד, מה שמעניק תמונת מצב מפורטת ורחבה.

לכל ארגון ניתן להתאים באופן אישי פורמטים ונהלים לדיווח, שיאפשרו שיתוף פעולה ודיון בין המחלקות, ובאמצעות תכונות אוטומציה ניתן לייעל תהליכי ייצור, לוגיסטיקה ועוד. במקום להטמיע תוכנה לניהול מלאי, תוכנה לניהול כספים ומגוון תוכנות נוספות, ניתן להטמיע תוכנה אחת, שמשלבת בין המחלקות השונות ומאפשרת סנכרון מידע ותיאום מושלם.

  1. מערכות ERP מעניקות החזר ROI חיובי

יישום מערכת ERP עלול להימשך זמן מה. בתרחיש קונבנציונלי זה עשוי לקחת בין שנה ל- 3 שנים, אולם עם מחשוב מבוסס ענן ניתן לקצר את התהליך.

על פי סקרים שנעשו, חברות שהתמקדו בתשואה להשקעה בתחילת הטמעת המערכת יכלו לראות תוצאות משמעותיות תוך שנה בלבד. זה יכול לבוא לידי ביטוי בהפחתת עלויות, שיפור איכות, שביעות רצון הלקוחות, צמצום מספר עובדים, פריסה מחדש ושיפור נתח שוק. עשוי לעניין אתכם לקרוא עוד על שיפור מערך שירות הלקוחות באמצעות מערכת BI.

לסיכום,

המעבר ממערכת מבוזרת למערכת ERP חייבת לכלול הדרכה של כל בעלי העניין. על מנת להבטיח הטמעה טובה, נדרשת מעט סבלנות, אך היא משתלמת, מכיוון שפרט למוצר איכותי ומועיל, זה פתח לאמון עובדי החברה.

שוק תוכנות ה- ERP גדל בקצב צמיחה שנתי של 7.2% בין השנים 2014-2020, וצפוי להמשיך להתרחב. למעשה הוא כבר כעת חודר לכל ענף בתעשייה, ומצליח לתפוס נתח שוק רחב יותר בהשוואה לכל טכנולוגיה מבוססת ענן אחרת.

 

אתר 0404 מכבד את זכויות היוצרים ועושה מאמצים לאיתור בעלי הזכויות ביצירות הכלולות בכתבות. אם זיהית יצירה שאתה בעל הזכויות בה ואתה מעוניין להסירה מהכתבה, אנא פנה אלינו למייל: [email protected]